Privacy

INFORMATIVA PRIVACY
ai sensi dell’art.13 del Reg. UE 2016/679 (di seguito, “GDPR”)
1. INFORMAZIONI GENERALI
Si informano gli iscritti e/o i partecipanti agli eventi da noi organizzati dei seguenti profili generali, validi per tutti gli ambiti del trattamento che possono coinvolgere le persone fisiche di riferimento (di seguito, anche quali “interessati”, ex art. 4, c.1 GDPR):
premesso:
– che per partecipare all’evento è necessario, preliminarmente, eseguire la registrazione al portale gestito da EventBrite Inc. (di seguito EventBrite) al seguente link https://www.eventbrite.it/signin che tratterà in modo autonomo i dati personali conferiti ai fini della creazione del vostro account;
– che per ogni informazione sul trattamento dei dati personali svolto da EventBrite in tale sua qualità si rinvia alla privacy policy disponibile al seguente link https://www.eventbrite.it/support/articles/it/Troubleshooting/informativa-sulla-privacy-di-Eventbrite;
– che dopo avere eseguito la registrazione al suddetto portale, per poter partecipare all’evento è necessario accedere alla pagina evento messa a disposizione da EventBrite al seguente link https://beconnectedday2020.eventbrite.it per effettuare l’iscrizione.
Tutto ciò premesso, si rende la seguente informativa:
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Il Titolare del Trattamento è Unified Communication User Group Italia (UCUG.it) in persona dei sui legale rappresentanti:
• Fabrizio Fabiani – Via Marco Polo, 38 – Torino
• Roberto Ferazzi – Strada Brustia, 4 – Novara
che potrete contattare anche al seguente recapito: privacy@ucug.it
Tutti i dati degli interessati, riferiti direttamente o indirettamente a persone fisiche, sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, nel rispetto dei principi generali previsti dall’art. 5 GDPR.
2. FINALITA’ E COMUNICAZIONI
2.1 Finalità primarie
a) Gestione di attività organizzative inerenti all’evento (cfr.: identificazione ed accesso all’evento e relativa partecipazione alle sessioni in programma) e utilizzo di dati di contatto per informarvi circa l’evento stesso e/o la gestione del check-in all’evento.
b) Il trattamento dei dati personali dell’interessato potrebbe altresì perseguire finalità pre-contrattuali, come ad esempio rispondere a specifiche richieste provenienti dall’interessato ai fini di una successiva relazione contrattuale. In tal caso, i dati personali sono altresì trattati anche per consentire al Titolare del trattamento di adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria e per finalità civilistiche, contabili e fiscali.
c) In ogni caso, i dati personali potranno essere trattati per far valere o difendere nelle sedi competenti (giudiziarie, arbitrali, amministrative, ecc…) i diritti del Titolare del trattamento, siano essi connessi o meno a pregresse relazioni contrattuali (ad es: inadempimento).
* Per le finalità primarie sopra indicate (lett. a/b), il Titolare non ha l’obbligo di acquisire alcun consenso da parte dell’interessato. Tutti i trattamenti sopra illustrati perseguono infatti finalità primarie per le quali l’articolo 6 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati esclude la necessità di acquisire un consenso specifico dell’interessato, essendo le basi giuridiche di legittimità del trattamento rappresentate – a seconda dei casi – dall’esecuzione di misure precontrattuali, da eventuale contratto di servizi, dall’obbligo di adempiere a norme di legge, dalla necessità di dare esecuzione a misure richieste dall’interessato.
* Nel caso di azioni per far valere o difendere un diritto in giudizio (lett. c), la base giuridica del trattamento è rappresentata dall’interesse legittimo del Titolare.
2.2 Finalità secondarie
a) I dati personali raccolti sono trattati per le seguenti ulteriori finalità omogenee del trattamento: per sottoporre alla vostra attenzione proposte ed informative inerenti le attività del Titolare ovvero per perseguire finalità di promozione/comunicazione di nostri ulteriori eventi, e più in generale per la valutazione della soddisfazione dell’interessato, per operazioni di promozione, per finalità commerciali e di marketing, per l’invio di materiale pubblicitario, per comunicazione interattiva, anche a mezzo e-mail, telefax e telefono e per scopi statistici (Finalità di Marketing – senza comunicazione a terzi).
* Per la finalità secondaria la base giuridica è costituita dallo specifico ed esplicito consenso dell’interessato, ad eccezione del punto successivo lett. a-1.
a1) Limitatamente alle coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto della partecipazione all’evento, il dato fornito potrà essere utilizzato per consentire l’offerta diretta da parte del Titolare di partecipazione ad altri eventi analoghi, fermo restando il diritto dell’interessato di opporsi in ogni momento e senza formalità a tale trattamento, manifestando in modo idoneo e non equivoco tale sua volontà. La richiesta di cancellazione potrà essere esercitata dall’interessato liberamente contattando il Titolare ai suoi recapiti, con collegamento all’eventuale link di “cancellazione” (opt-out) in calce al messaggio di posta elettronica ovvero scrivendo a: privacy@ucug.it.
* La base giuridica di tale trattamento è costituita dall’art. 130 del D.lgs. n. 196/03 unitamente al legittimo interesse del Titolare ad inviare questo tipo di comunicazioni per il consolidamento dei propri rapporti con gli interessati in aderenza alle finalità dell’associazione.
b) I dati oggetto di Trattamento per Finalità secondarie potranno, in base a specifico e separato consenso dell’interessato essere comunicati (e/o ceduti) a aziende operanti nei settori produzione di software, agenzie di comunicazione e partner commerciali in ambito web agency e/o Digital PR, settore, editoriale, finanziario, assicurativo automobilistico, energetico, largo consumo, organizzazioni umanitarie e benefiche le quali potranno contattare l’interessato come titolari di autonome iniziative, il cui elenco è disponibile contattando il Titolare all’indirizzo mail privacy@ucug.it.
2.3 In ogni caso tutti i consensi, ove prestati dall’interessato per qualsiasi finalità, e con particolare riferimento al consensi marketing e relativa comunicazione a terzi, sono revocabili in qualsiasi momento senza formalità, mediante comunicazione email all’indirizzo privacy@ucug.it. Saranno fatti salvi i trattamenti autorizzati svolti fino al momento della revoca.
2.4 I dati non saranno in ogni caso oggetto di diffusione.
2.5 Laddove l’interessato non intenda prestare alcun consenso per le finalità secondarie non vi sarà alcuna conseguenza o impatto sulla partecipazione all’evento e/o sui rapporti contrattuali in corso con il Titolare.
3. MODALITA’
3.1 Nell’ambito delle finalità indicate al precedente punto 2, il trattamento dei suoi dati, ivi incluso l’eventuale ritratto contenuto in filmati / registrazioni vocali / immagini, avverrà mediante strumenti elettronici, nel rispetto delle disposizioni normative in materia di trattamento dei dati personali, adottando le misure di sicurezza adeguate atte a per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, o non corretti e accessi non autorizzati.
Il trattamento dei dati avviene con il supporto di mezzi informatici/telematici e riguarda solamente dati “comuni” (nome/cognome/email/società di riferimento e relativo ruolo), potendovi includere anche l’eventuale ritratto contenuto in filmati / registrazioni vocali / immagini, il tutto rientrante in informazioni che non comprendono “particolari categorie di dati” (dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona) ovvero “dati giudiziari” (dati personali relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza).
3.2 Il Titolare mette in evidenza, come già evidenziato in premessa, che il trattamento dei dati da Voi forniti al momento dell’iscrizione all’evento avviene attraverso Eventbrite, piattaforma per l’organizzazione di eventi della società Eventbrite. Iscrivendosi all’evento, l’interessato acconsente alla memorizzazione dei propri dati sui server di Eventbrite.
4. TRASFERIMENTO DATI
4.1 I dati sono conservati presso i server del Titolare ovvero presso società terze, nominate responsabili esterni del trattamento elaborando i dati per conto del Titolare, i cui server sono posti all’interno dello Spazio economico europeo; eventuali trasferimenti di dati a sub-responsabili all’estero verranno coperti da clausole contrattuali standard e/o da decisioni di adeguatezza, in conformità agli artt. 45 e 46 GDPR, il tutto salvo quanto disposto al capoverso che segue.
4.2 Quanto invece ai dati risiedenti sui server del gestore della piattaforma EventBrite, con sede principale a 155 5th Street, Floor 7, San Francisco, CA 94103 e con sede europea a Silodam 402, 1013AW, Amsterdam, (Paesi Bassi), rispetto e limitatamente ai quali veniamo a ricoprire il ruolo di Titolari, è possibile un trasferimento dei dati negli Stati Uniti e quindi fuori dallo Spazio economico europeo; sotto tale profilo, EventBrite Inc., quale responsabile del trattamento, ha dichiarato la propria adesione alla “Decisione di esecuzione (UE) 2016/1250 della Commissione del 12 luglio 2016 sulla adeguatezza della protezione offerta dal regime dello scudo UE-USA per la privacy”, c.d. “Privacy Shield” sancito dal Dipartimento del commercio statunitense relativo alla raccolta, uso e conservazione dei dati personali provenienti da paesi dell’Unione Europea.
5. COMUNICAZIONE E TEMPI DI CONSERVAZIONE
5.1 I Suoi Dati potranno essere comunicati: a) ai soggetti interni alla Società appositamente autorizzati che svolgono attività connesse e strumentali alla gestione dei servizi richiesti; b) a soggetti specificamente nominati Responsabili del trattamento; c) a soggetti terzi e alle aziende partner della Società convolti nella realizzazione dell’evento (cfr.: fornitori di beni e/o servizi informatici e/o di comunicazione elettronica, Internet service provider).
L’elenco aggiornato delle persone autorizzate al trattamento per conto del Titolare nonché dei responsabili esterni del trattamento designati è disponibile presso i contatti sopra indicati del Titolare.
Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento sopraindicate, i suoi dati (filmati / registrazioni vocali / immagini) potranno essere oggetto di pubblicazione e/o diffusione in qualsiasi forma sul sito internet del Titolare e/o sui canali social dello stesso (Facebook, YouTube, LinkedIn, Instagram, Twitter) e/o su qualsiasi altro mezzo di diffusione.
5.2 I dati trattati saranno conservati (i) quanto alla finalità primarie sub 2.1 lett –a) per il tempo strettamente necessario all’espletamento delle attività/finalità sopra descritte; quanto (ii) alla finalità di cui all’art. 2.1 lett- b per dieci anni come previsto dalle leggi in vigore (fiscali, civilistiche, antiriciclaggio). Con riferimento invece (iii) ai dati personali oggetto di Trattamento per Finalità secondarie (art. 2.2 lett –a/-b) gli stessi saranno conservati, nel rispetto del principio di proporzionalità e minimizzazione, per la durata di 24 mesi dalla loro raccolta e/o registrazione o fino a che non intervenga, se anteriore, la revoca dell’interessato. In riferimento, infine (iv), quanto a trattamenti per far valere o difendere un diritto, la conservazione sarà pari a tutta la durata dell’eventuale procedimento giudiziario e/o arbitrale, e ciò fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

6. I VOSTRI DIRITTI
6.1 Potrete liberamente esercitare i seguenti diritti in relazione al trattamento dei dati del Titolare:
a) Ottenere conferma che sia in o meno in corso un trattamento di dati che ti riguardano e in tal caso, ottenere l’accesso ai dati e alle informazioni relative al trattamento.
b) Richiedere la rettifica di dati inesatti;
c) Richiedere la cancellazione dei dati nel caso in cui, tra le altre ragioni, gli stessi non siano più necessari per le finalità per cui sono stati richiesti; in tal caso, il Titolare provvederà a cesserà di trattare i dati, fatto salvo il caso in cui gli stessi siano necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.
d) Richiedere l’applicazione della limitazione del trattamento dei dati, nel qual caso gli stessi potranno essere trattati solo previo consenso dell’interessato; fanno eccezione la conservazione dei dati stessi e l’utilizzo per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto o per la protezione dei diritti di altri soggetti fisici o giuridici o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione Europea o di uno Stato Membro.
e) Opporvi, in tutto od in parte, per motivi legittimi al trattamento dei tuoi dati, in tal caso, il Titolare dovrà cessare di trattare i dati stessi, fatto salvo il caso in cui gli stessi siano necessari per la difesa contro possibili reclami.
f) Ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati forniti al Titolare o richiedere che il Titolare li trasferisca direttamente ad un altro titolare quando tecnicamente possibile.
g) Revocare il consenso concesso, se pertinente, per le finalità specificate nel precedente punto 2 senza pregiudicare la legittimità del trattamento sulla base del consenso fornito precedentemente alla revoca.
6.2 I suddetti diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, e portabilità dei dati potranno essere esercitati direttamente dall’interessato o da un suo rappresentante legale o volontario, mediante richiesta rivolta al Titolare ai suoi dati di contatto mediante invio di email all’indirizzo privacy@ucug.it
L’interessato ha diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di controllo.

Il sottoscritto in calce identificato dichiara di aver ricevuto completa informativa ai sensi dell’art. 13 GDPR